Regulamin usług biurowych, księgowych i doradczych

§ 1 Zakres obowiązywania

1. Niniejsze Ogólne Warunki Umów (dalej „Regulamin") obowiązują dla wszystkich umów pomiędzy Agnieszką Anną Barkowski (dalej „Zleceniobiorczyni") a jej zleceniodawcami (dalej „Zleceniodawca") dotyczących świadczenia usług biurowych, księgowych i doradczych.
2. Niniejszy Regulamin skierowany jest wyłącznie do przedsiębiorców w rozumieniu § 14 BGB, osób prawnych prawa publicznego lub publicznoprawnych mas majątkowych. Umowy z konsumentami w rozumieniu § 13 BGB nie są zawierane.
3. Odmienne, sprzeczne lub uzupełniające warunki umów Zleceniodawcy nie stają się częścią umowy, nawet w przypadku wiedzy o nich, chyba że ich obowiązywanie zostanie wyraźnie potwierdzone na piśmie.
4. Miarodajna jest wersja Regulaminu obowiązująca w chwili zawarcia umowy.

§ 2 Zawarcie umowy

1. Prezentacja usług na stronie internetowej Zleceniobiorczyni nie stanowi wiążącej oferty, lecz zaproszenie do składania zapytań.
2. Umowa zostaje zawarta poprzez indywidualną ofertę Zleceniobiorczyni sporządzoną w formie pisemnej (również e-mailem) oraz jej przyjęcie przez Zleceniodawcę. Przyjęcie następuje poprzez wyraźne potwierdzenie w formie dokumentowej albo poprzez zapłatę pierwszej faktury.
3. Ustne ustalenia dodatkowe nie obowiązują. Zmiany lub uzupełnienia wymagają formy dokumentowej.

§ 3 Zakres usług

1. Konkretny zakres usług wynika z danej oferty względnie z opisu usług. Zleceniobiorczyni świadczy w szczególności następujące usługi:
   • Przygotowanie księgowości w Lexware: bieżące rejestrowanie, przyporządkowywanie i archiwizacja dokumentów księgowych w Lexware Office, miesięczne zestawienie, przygotowanie dla Steuerberatera.
   • Lexware Starter-Coaching: jednorazowy termin coachingowy dotyczący konfiguracji Lexware Office (konta, obieg dokumentów, wzór faktury) wraz z nagraniem i 30-dniowym wsparciem e-mailowym zgodnie z indywidualnym opisem usług.
2. Zleceniobiorczyni nie świadczy usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym (Steuerberatungsgesetz, StBerG). Sporządzanie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych oraz doradztwo podatkowe są wyraźnie wyłączone z zakresu usług i należą do Steuerberatera Zleceniodawcy.
3. Zleceniobiorczyni nie świadczy również doradztwa prawnego. Wskazówki dotyczące zagadnień prawnych mają charakter niewiążący i nie zastępują porady adwokackiej.
4. Zleceniobiorczyni jest uprawniona do korzystania z odpowiednich podwykonawców przy świadczeniu usług. Zleceniodawca zostaje o tym poinformowany z wyprzedzeniem.

§ 4 Obowiązki współdziałania Zleceniodawcy

1. Zleceniodawca udostępnia Zleceniobiorczyni wszystkie informacje, materiały, dokumenty księgowe i dostępy niezbędne do świadczenia usług – terminowo, kompletnie i w odpowiedniej formie.
2. Dokumenty księgowe na potrzeby bieżącego przygotowania księgowości należy przekazywać w komplecie co miesiąc, najpóźniej do 5. dnia roboczego następnego miesiąca. W przypadku opóźnionego przekazania termin opracowania ulega odpowiedniemu przedłużeniu.
3. Zleceniodawca wskazuje stałą osobę kontaktową i zapewnia jej dostępność w rozsądnych terminach.
4. Jeżeli świadczenie usług opóźnia się z powodu zaniechania współdziałania, Zleceniobiorczyni może odrębnie zafakturować powstały w ten sposób dodatkowy nakład pracy.

§ 5 Ceny i płatność (przedpłata)

1. Obowiązują ceny uzgodnione w danej ofercie. Wszystkie ceny rozumiane są, o ile nie wskazano inaczej, zgodnie z § 19 UStG (regulacja dla małych przedsiębiorców) bez wykazania podatku od towarów i usług.
2. Wszystkie usługi są fakturowane z góry (przedpłata). Świadczenie usług rozpoczyna się dopiero po wpłynięciu pełnej płatności.
3. Usługi jednorazowe (np. Lexware Starter-Coaching): Po potwierdzeniu zlecenia Zleceniobiorczyni wystawia fakturę na pełną wartość zlecenia. Płatność jest wymagalna w ciągu 7 dni od daty faktury, bez potrąceń. Realizacja rozpoczyna się z chwilą wpływu płatności.
4. Usługi bieżące (przygotowanie księgowości): Są one fakturowane co miesiąc z góry. Faktura wystawiana jest najpóźniej 25. dnia poprzedniego miesiąca; płatność jest wymagalna do 1. dnia miesiąca świadczenia usługi. Zleceniobiorczyni zastrzega sobie prawo do pobierania należności za usługi bieżące w drodze polecenia zapłaty SEPA, o ile Zleceniodawca udzieli odpowiedniego upoważnienia.
5. Płatność następuje do wyboru przelewem bankowym albo za pośrednictwem udostępnionego przez Zleceniobiorczynię dostawcy płatności online (np. Stripe). Uzupełniająco obowiązują odpowiednie zasady i warunki płatności danego dostawcy usług płatniczych.
6. Jeżeli płatność nie wpłynie lub nie wpłynie terminowo, Zleceniobiorczyni jest uprawniona do wstrzymania świadczenia usług do czasu wpływu płatności względnie do odpowiedniego przesunięcia terminu rozpoczęcia usług. W przypadku usług bieżących Zleceniobiorczyni jest uprawniona, po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty z wyznaczeniem terminu, do wypowiedzenia umowy w trybie nadzwyczajnym.
7. W przypadku zwłoki w płatności Zleceniobiorczyni jest uprawniona do naliczenia ustawowych odsetek za zwłokę (§ 288 ust. 2 BGB dla przedsiębiorców) oraz ryczałtu za koszty zwłoki w wysokości 40 € (§ 288 ust. 5 BGB).
8. Kwoty już zapłacone za usługi rozpoczęte lub wykonane nie podlegają zwrotowi w razie przedterminowego zakończenia umowy przez Zleceniodawcę, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.

§ 6 Usługi dodatkowe i wolumen dokumentów

1. Pakiety księgowe obejmują wskazany w ofercie miesięczny wolumen dokumentów księgowych. Dokumentami księgowymi w rozumieniu niniejszego Regulaminu są wszystkie przekazane przez Zleceniodawcę dokumenty przychodzące i wychodzące, które podlegają ujęciu w księgowości (faktury, paragony, wyciągi bankowe itp.).
2. W razie przekroczenia uzgodnionego miesięcznego wolumenu dokumentów każdy kolejny dokument jest rozliczany w wysokości 1,00 €.
3. Dodatkowe, nieobjęte taryfą wystawienia faktur lub ofert są rozliczane w wysokości 10,00 € za dokument.
4. Jeżeli rzeczywisty wolumen dokumentów trwale przekracza wykupiony pakiet przez trzy kolejne miesiące, Zleceniobiorczyni jest uprawniona do zaproponowania przejścia na kolejny wyższy pakiet. O zmianie decyduje Zleceniodawca; w razie odmowy pozostaje rozliczenie pojedynczych pozycji zgodnie z ust. 2.

§ 7 Czas trwania i wypowiedzenie

1. Usługi jednorazowe kończą się z chwilą ich pełnego wykonania i przekazania Zleceniodawcy.
2. Usługi bieżące są zawierane na czas nieokreślony i mogą zostać wypowiedziane przez obie strony w formie dokumentowej z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca.
3. Prawo do wypowiedzenia nadzwyczajnego z ważnego powodu pozostaje nienaruszone. Ważny powód zachodzi w szczególności w przypadku powtarzającej się zwłoki w płatności, trwałego naruszania obowiązków współdziałania lub utraty zaufania wskutek rażącego naruszenia obowiązków umownych.
4. Z chwilą zakończenia umowy wszystkie dane należące do Zleceniodawcy zostają przekazane w odpowiedniej formie. Dane i prawa dostępu Zleceniobiorczyni zostają cofnięte względnie usunięte, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe okresy przechowywania.

§ 8 Powierzenie przetwarzania i ochrona danych

1. O ile Zleceniobiorczyni przetwarza dane osobowe na zlecenie Zleceniodawcy, strony zawierają przed rozpoczęciem przetwarzania umowę powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO. Umowa powierzenia stanowi część niniejszej umowy.
2. Zleceniobiorczyni korzysta przy świadczeniu usług w szczególności z Lexware Office (serwery w Niemczech). Dostawca spełnia wymogi RODO.
3. W pozostałym zakresie obowiązuje polityka prywatności Zleceniobiorczyni w każdorazowo obowiązującej wersji, dostępna pod adresem www.agnieszkabarkowski.de/datenschutz.

§ 9 Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszystkich informacji handlowych, technicznych i osobowych, o których dowiedziały się w ramach współpracy, oraz do nieudostępniania ich osobom trzecim.
2. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje również po zakończeniu współpracy i jest nieograniczony w czasie.
3. Zleceniobiorczyni jest uprawniona do wskazywania Zleceniodawcy jako referencji – po uprzednim uzyskaniu jego pisemnej zgody.

§ 10 Rękojmia

1. Zleceniobiorczyni świadczy swoje usługi ze starannością profesjonalnej usługodawczyni. O ile usługa ma charakter umowy o dzieło (np. Lexware Starter-Coaching, pierwsza konfiguracja), przedmiotem zobowiązania jest przekazanie wolne od wad, zgodnie z uzgodnionym opisem usług.
2. Wady należy zgłosić w formie dokumentowej niezwłocznie po ich wykryciu, najpóźniej w ciągu 14 dni od przekazania. W przeciwnym razie usługę uznaje się za wykonaną zgodnie z umową.
3. W przypadku zasadnego zgłoszenia wad następuje poprawa w rozsądnym terminie. Dopiero po dwóch bezskutecznych próbach poprawy Zleceniodawca jest uprawniony do obniżenia wynagrodzenia lub odstąpienia od umowy.

§ 11 Ograniczenie odpowiedzialności

1. Zleceniobiorczyni ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za szkody wynikające z winy umyślnej i rażącego niedbalstwa, za naruszenie życia, ciała lub zdrowia, a także zgodnie z przepisami ustawy o odpowiedzialności za produkt.
2. W przypadku zwykłego niedbalstwa Zleceniobiorczyni ponosi odpowiedzialność wyłącznie przy naruszeniu istotnych obowiązków umownych (obowiązków kardynalnych). Odpowiedzialność jest w takim przypadku ograniczona kwotowo do typowej dla umowy, przewidywalnej szkody, jednak maksymalnie do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia względnie – przy usługach jednorazowych – do wartości zlecenia.
3. Odpowiedzialność za utracone zyski, szkody pośrednie lub następcze jest – poza przypadkami wymienionymi w ust. 1 – wyłączona.
4. Zleceniobiorczyni wyraźnie nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek niekompletnych, błędnych lub przekazanych z opóźnieniem dokumentów Zleceniodawcy.
5. Zleceniobiorczyni nie ponosi odpowiedzialności za skutki podatkowe wynikające z oceny zdarzeń gospodarczych dokonanej przez Steuerberatera Zleceniodawcy.

§ 12 Siła wyższa

1. Zleceniobiorczyni jest zwolniona z obowiązku świadczenia usług w zakresie i tak długo, jak ich świadczenie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione wskutek siły wyższej. Za siłę wyższą uznaje się w szczególności chorobę, klęski żywiołowe, pandemie, strajki oraz długotrwałe zakłócenia infrastruktury IT niezawinione przez Zleceniobiorczynię.
2. Zleceniobiorczyni niezwłocznie informuje Zleceniodawcę o wystąpieniu i przewidywanym czasie trwania przeszkody w świadczeniu usług.

§ 13 Prawa do korzystania

1. Do dzieł stworzonych przez Zleceniobiorczynię w ramach usług jednorazowych (w szczególności konfiguracji, wzorów, zestawień) Zleceniodawca nabywa – z chwilą pełnej zapłaty wynagrodzenia – niewyłączne, nieograniczone czasowo i terytorialnie prawo do korzystania na własne potrzeby firmowe.
2. Przekazanie lub komercjalizacja udostępnionych dzieł wobec osób trzecich – w szczególności ich zbycie jako wzoru lub szablonu – wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zleceniobiorczyni.

§ 14 Postanowienia końcowe

1. Obowiązuje prawo Republiki Federalnej Niemiec z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.
2. Miejscem wykonania i wyłączną właściwością sądu dla wszystkich sporów wynikających ze stosunku umownego lub z nim związanych jest Berlin, o ile Zleceniodawca jest kupcem, osobą prawną prawa publicznego lub publicznoprawną masą majątkową.
3. Jeżeli poszczególne postanowienia niniejszego Regulaminu są lub staną się nieskuteczne albo niewykonalne, nie narusza to skuteczności pozostałych postanowień. W miejsce nieskutecznego postanowienia wchodzi regulacja, która najlepiej odpowiada gospodarczemu celowi postanowienia nieskutecznego.
4. Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy dokumentowej. Dotyczy to również uchylenia niniejszej klauzuli o formie dokumentowej.

Niniejszy Regulamin został starannie opracowany dla konkretnego obszaru działalności (przygotowanie księgowości w rozumieniu § 6 nr 4 StBerG, usługi biurowe, coaching Lexware Office). Nie zastępuje jednak indywidualnej porady prawnej. Dla bezpieczeństwa prawnego w konkretnym przypadku – w szczególności przed pierwszym zastosowaniem lub przy zmianie modelu biznesowego – zaleca się weryfikację przez kancelarię specjalizującą się w prawie gospodarczym.